こんにちは。かるびです。
あなたは、自分のことを時間管理ができない人だと思っていますか？
いつも頑張ろうと思っているのに、締めきりに間にあわず、夜遅くまで作業をしたり、休日も終わっていない作業のことが頭からはなれずに楽しめなかったり…。
そんなことが続いていたら、「私は時間管理ができないんだ」と落ちこんでも仕方ありません。
でも、ちょっと待ってください。
実はあなたのかかえている問題は「時間管理」ではないかもしれません。
今日は、そんなあなたに朗報です。
タスクをサクサク終わらせる秘訣を、分かりやすくお伝えしていきます。
一緒に、タスクをサクサク終わらせて、余裕のある毎日を手に入れましょう！
「時間管理ができない」は、本当の問題か？
「時間管理できない」の誤解
「また時間に間にあわなかった…。自分は時間管理ができない人なんだ。」と悩んでいるあなた。
実は、問題は「時間管理」ではないかもしれません。
私たちには誰でも1日24時間という平等な時間が与えられています。
でも、同じ24時間でも、上手に使える人と使えない人がいるのはなぜでしょうか？
実は、鍵を握っているのは「タイムマネジメント」と「タスクマネジメント」なのです。
あなたは時間管理ができない人ではなくて、「タイムマネジメント」や「タスクマネジメント」ができない、もしくはよく知らない人なんじゃないですか？
「時間管理」と「タイムマネジメント」「タスクマネジメント」の意味をどう理解していますか？
時間管理、タイムマネジメント、タスクマネジメントの違いって？
ここで、時間管理、タイムマネジメント、タスクマネジメントの3つの言葉の違いを考えてみましょう。
ビジネスのシーンにおいて、時間管理とタイムマネジメントは少し違った意味で捉えられています。
時間管理とは、時間の使い方を計画し、全てを管理することです。
一方、タイムマネジメントとは、時間を計画し、時間限られた時間の中で、どう生産性を高めるように動くかを考えることで、時間よりも行動にフォーカスするところが違います。
例えば、朝の準備を15分短縮する工夫をするなどです。
そしてタスクマネジメントとは、やるべきことを整理して、効率よくこなす方法です。
何からしようかと迷って時間がたってしまったり、二度手間になってしまったりしないようにすることです。
例えば、買い物リストを作って、必要なものを忘れずに一度で済ませるなどです。
誰でも1日の時間は平等に24時間しかないし、体力だって無限にあるわけではない…。
時間も体力も有限だからこそ、計画だけや時間だけを考えても、時間に余裕なんてできないし、いつもギリギリになっちゃうんですよ。
だから、できることできないことや効率を考えて、行動を変えていく必要があるんです。
つまり、あなたが本当に必要なのは、「時間管理」のスキルではなくて、「タイムマネジメント」と「タスクマネジメント」のスキルです！！
あなたの本当の問題を見つけよう：簡単チェックリスト
では、あなたの現状を確認してみましょう。
以下のチェックリストを見てください。当てはまるものはありますか？
□ 「やることが多すぎて、何から始めれば良いかわからない」とよく感じる
□ 締め切りぎりぎりになって慌てることが多い
□ 大事な用事を後回しにしてしまうクセがある
□ 家事や仕事中、すぐに気が散ってしまう
□ 予定外のことが起きると、1日の計画が狂ってしまう
2つ以上当てはまった方は、あなたの問題が、「時間管理」ではなく、「タイムマネジメント」や「タスクマネジメント」だということです。
ということは、タイムマネジメントとタスクマネジメントのコツを身につけることで、あなたの「間に合わない」「終わらない」は、改善できるんですよ！
タイムマネジメントの基本的な手順
ここからはタイムマネジメントができるように、基本的な手順をお伝えしていきますね。
1．24時間の使い方を可視化：無駄な時間を発見しよう
まずは、自分の時間の使い方を知ることから始めましょう。
難しいことはありません。1週間、スマートフォンのメモ機能などを使って、何をしていたかを30分単位で記録してみてください。
例：
7:00-7:30 起床、身支度
7:30-8:00 朝食、簡単な片付け
8:00-8:30 通勤
…
この簡単な作業で、思わぬ発見があるかもしれません。
「SNSを見る時間が意外と長い」「テレビを見ながら夕食の支度をしているせいで、時間がかかっている」など、改善のヒントが見つかるはずです。
2．優先順位をつけよう：「重要」と「緊急」のバランス
次に、タスクの優先順位を決める簡単な方法をお教えします。
全てのタスクを以下の4つに分類してみてください。
1. 重要かつ緊急：今すぐやるべきこと（例：明日締切の仕事）
2. 重要だが緊急ではない：計画を立てて取りくむこと（例：資格の勉強）
3. 緊急だが重要ではない：できれば他の人にまかせること（例：急な来客対応）
4. 重要でも緊急でもない：やらなくてもよいこと（例：ずっと気になっている本棚の整理）
この分類を意識するだけで、「何をすべきか」が明確になります。
⭐️ 集中力が続かない人に！ポモドーロテクニックの活用法
集中力が続かない…そんな悩みにはポモドーロテクニックがおすすめです。
難しいことはありません。
1. キッチンタイマーを25分にセット
2. タイマーが鳴るまで集中して作業
3. 5分間の小休憩
4. これを4回繰り返したら、少し長めの休憩（15-30分）
たった25分なら頑張れそうでしょう？
えっ、頑張れないって？
いや、大人なので25分は頑張ってください。
だまされたと思って、家事や仕事にこの方法を取り入れてみてください。
びっくりするほど集中力が上がります！
タスクマネジメントの実践
タスクの洗い出しと整理：To-Doリストの作り方
効果的なTo-Doリストは、こんなふうに作ります。
1. 思いつく全てのタスクを書き出す（頭の中をカラッポに！）
2. 仕事、家事、自己啓発など、カテゴリーに分ける
3. 緊急度と重要度を考えて、優先順位をつける
4. 大きなタスクは小分けにする
例えば「部屋の掃除」というタスクは、「リビングの掃除機がけ（15分）」「洗面所の掃除（10分）」のように小分けにすると、取り組みやすくなります。
大きな目標を小さく分割：タスクの細分化テクニック
「1ヶ月以内に5kg減量」のような大きな目標も、小さく分割すれば実現可能です。
1. 最終目標を決める：1ヶ月で5kg減量
2. 週ごとの目標を立てる：週に1.25kgのペースで減量
3. 毎日の行動計画を立てる：
– 朝15分のウォーキング
– 間食を控える
– 夕食を19時までに済ませる
このように細分化すると、日々の小さな行動の積み重ねが大きな目標につながることが実感できます。
効率アップ：似たタスクをまとめてみる
効率アップの秘訣は、似たタスクをまとめることです。
例えば：
洗濯物を干す時に、ついでに植物の水やりをする
子供の送り迎えの時に、近所のスーパーで買い物を済ませる
料理の下ごしらえをまとめてして冷凍保存しておく
このように「ついで」を活用すると、驚くほど時間の余裕ができます。
これらの方法は、誰でも今日から始められるものばかりです。全てを一度に実践しようとする必要はありません。まずは1つ、あなたにとって最も取り組みやすそうなものから始めてみてください。
タイムマネジメントを助けるデジタルツール
忙しいあなたには、スマホやパソコンなどを使って、かしこくタイムマネジメントをするのがおすすめです。
ここでは、日々のタイムマネジメントをサポートしてくれる便利なデジタルツールをご紹介します。
Googleカレンダーでスケジュール管理をしよう
Googleカレンダーは、無料で使える強力なスケジュール管理ツールです。
仕事の予定、家族の行事、定期的な家事など、全てをこのカレンダーで管理できます。
活用のコツ：
色分けで予定の種類を視覚化する（例：仕事は青、家事は緑）
リマインダー機能を使って、大切な予定を忘れないようにする
家族とカレンダーを共有して、予定の調整を簡単にする
RescueTimeで時間の使い方を分析してみよう
「時間がどこに消えているのか分からない」という方におすすめなのが、RescueTimeです。
パソコンやスマートフォンでの作業時間を自動で記録し、分析してくれます。
特徴：
アプリやウェブサイトごとの使用時間を自動記録してくれる
生産性レポートで時間の使い方を可視化できる
目標設定機能で、理想の時間の使い方に近づける
Focusで集中時間の邪魔をブロックする
集中力を保つのが難しい方には、Focusがおすすめです。
特定のウェブサイトやアプリへのアクセスを一時的にブロックすることで、作業に集中できる環境を作ります。
使い方：
作業中に見たくないサイトをリストアップする
集中したい時間を設定する
ブロック中は、指定したサイトにアクセスできなくなる
ポモドーロタイマーアプリ：Forest、Pomodoroで集中力アップ
先ほど紹介したポモドーロテクニックを、スマートフォンで簡単に実践できるアプリがあります。
特におすすめなのが「Forest」と「Pomodoro」です。
Forest：
25分間スマホを触らないと、仮想の木が育つ
達成感と可視化で、モチベーションアップ
Pomodoro：
シンプルで使いやすいインターフェース
カスタマイズ可能なタイマー設定
タスクマネジメントに役立つアプリ＆ツール
効率的なタスク管理（タスクマネジメント）は、時間を有効活用する鍵です。
以下のツールを活用して、やるべきことを整理し、確実にこなしていきましょう。
※この章では、タスクマネジメントアプリとか言いにくいから、ここからは必要に応じてタスクマネジメントをタスク管理と言いますね。（同じ意味です）
Todoist：シンプルで使いやすいタスク管理アプリ
Todoistは、直感的に使えるタスク管理アプリです。
仕事のタスクから日常の買い物リストまで、あらゆるToDoを管理できます。
特徴：
シンプルで使いやすいインターフェース
優先順位付けや期限設定が簡単
複数デバイス間で同期可能
Trello：視覚的にタスクを整理できるボード型ツール
Trelloは、付箋を貼るようにタスクを管理できる視覚的なツールです。
プロジェクトの進行状況を一目で把握したい方におすすめです。
活用法：
ボードを「ToDo」「進行中」「完了」に分ける
カードにタスクを書き込み、進捗に合わせて移動する
家族や同僚と共有して、チームでのタスク管理もできるよ
Notion：タスクとプロジェクトを一元管理
Notionは、タスク管理、メモ、プロジェクト管理など、さまざまな機能を1つにまとめたオールインワンツールです。
特徴：
自由度が高く、自分好みにカスタマイズできる
データベース機能で、情報を効率的に整理できる
テンプレート機能で、すぐに使い始められる
タスクマネジメントをアナログツールでやる方法
デジタルツールが苦手、または紙の感触が好きという方には、以下のアナログな方法がおすすめです。
バレットジャーナル：手帳とToDOリストを融合
バレットジャーナルは、手帳、ToDoリスト、日記を1冊にまとめる方法です。
自由度が高く、自分流にカスタマイズできるのが魅力です。
始め方：
1. ドット方眼のノートを用意する
2. インデックスページ、未来ログ、月間ログ、デイリーログを作成する
3. 独自のシンボルでタスクの状態を管理する
カンバン方式：タスクの進行状況を可視化
カンバン方式は、タスクの流れを視覚化する方法です。ホワイトボードや大きめの紙を使って実践できます。
実践方法：
1. ボードを「ToDo」「進行中」「完了」の3列に分ける
2. 付箋にタスクを書いて「ToDo」列に貼る
3. 着手したら「進行中」に移動、完了したら「完了」に移動する
タイムブロッキング：時間枠を決めてタスクに取り組む
タイムブロッキングは、1日の時間を細かく区切り、各ブロックで何をするかを決める方法です。
やり方：
1. 1日の予定を30分～1時間単位でブロック分け
2. 各ブロックに具体的なタスクを割り当てる
3. 予定外の出来事にも柔軟に対応できるよう、余裕を持たせる
これらのツールはデジタルだけでもよいし、デジタルとアナログを一緒に使ってもよいし、徐々に自分にあった使い方を見つけていってくださいね。
