こんにちは。かるびです。
あなたは、自分のことを時間管理ができない人だと思っていますか？
いつも頑張ろうと思っているのに、締めきりに間にあわず、夜遅くまで作業をしたり、休日も終わっていない作業のことが頭からはなれずに楽しめなかったり…。
そんなことが続いていたら、
「私は時間管理ができないんだ😢」
と落ちこんでも仕方ありません。
でも、ちょっと待ってください。
実はあなたのかかえている問題は「時間管理」ではないかもしれません。
今日は、そんなあなたに朗報です！
あなたの思ったことが時間内に終わって、目標を達成できるようになる秘訣を、分かりやすくお伝えしていきます。
一緒に、思ったことをサクサク終わらせて、余裕のある毎日を手に入れましょう！
「時間管理ができない」は、本当の問題か？
「時間管理できない」の誤解
「また時間に間にあわなかった…。自分は時間管理ができない人なんだ。」と悩んでいるあなた。
実は、あなたの問題は「時間管理」ではないかもしれません。
私たちには誰でも1日24時間という平等な時間が与えられています。
でも、同じ24時間でも、上手に使える人と使えない人がいるのはなぜでしょうか？
実は、鍵を握っているのは「タイムマネジメント」と「タスクマネジメント」なのです。
あなたは時間管理ができない人ではなくて、「タイムマネジメント」や「タスクマネジメント」ができない、もしくはよく知らない人じゃないですか？
「時間管理」と「タイムマネジメント」「タスクマネジメント」の意味をどう理解していますか？
時間管理、タイムマネジメント、タスクマネジメントの違いって？
時間管理、タイムマネジメント、タスクマネジメントという、3つの言葉が出てきて、むつかしいと思ったかもしれませんが、そんなにむつかしくありません。
大丈夫です！
まずは、時間管理、タイムマネジメント、タスクマネジメントの3つの違いを考えてみますね。
ビジネスのシーンにおいて、時間管理とタイムマネジメントは少し違った意味でとらえられています。
時間管理とは、時間の使い方を計画し、全てを管理することです。
一方、タイムマネジメントは、時間を計画し、時間限られた時間の中で、どう生産性を高めるように動くかを考えることで、時間よりも行動にフォーカスするところが違います。
そしてタスクマネジメントとは、やるべきことを整理して、効率よくこなす方法です。
何からしようかと迷って時間がたってしまったり、二度手間になってしまったりしないようにすることです。
誰でも1日の時間は平等に24時間しかないし、体力だって無限にあるわけではないです。
だから、できることできないことや効率を考えて、行動を変えていく必要があるんです。
つまり、あなたが本当に必要なのは、「時間管理」のスキルではなくて、「タイムマネジメント」と「タスクマネジメント」のスキルです！！
あなたの本当の問題を見つけよう：簡単チェックリスト
では、あなたの現状を確認してみましょう。
以下の「チェックリスト」を見てください。当てはまるものはありますか？
□ 「やることが多すぎて、何から始めれば良いかわからない」とよく感じる
□ 締め切りぎりぎりになってあわてることが多い
□ 大事な用事を後回しにしてしまうクセがある
□ 家事や仕事中、すぐに気が散ってしまう
□ 予定外のことが起きると、1日の計画がくるってしまう
2つ以上当てはまった人は、あなたの問題が、「時間管理」ではなく、「タイムマネジメント」や「タスクマネジメント」だということです。
当てはまったあなたは、タイムマネジメントとタスクマネジメントのコツを身につけることで、あなたの「間に合わない」「終わらない」は、改善できるんですよ！
タイムマネジメントの基本的な手順
ここからはタイムマネジメントができるように、基本的な手順をお伝えしていきますね。
24時間の使い方を可視化：無駄な時間を発見しよう
まずは、自分の時間の使い方を知ることから始めましょう。
難しいことはありません。1週間、スマートフォンのメモ機能などを使って、何をしていたかを30分単位で記録してみてください。
例：
7:00-7:30 起床、身支度
7:30-8:00 朝食、簡単な片付け
8:00-8:30 通勤
…
この簡単な作業で、思わぬ発見があるかもしれません。
「SNSを見る時間が意外と長い」「テレビを見ながら夕食の支度をしているせいで、時間がかかっている」など、改善のヒントが見つかるはずです。
⭐️ 集中力が続かない人に！ポモドーロテクニックの活用法
集中力が続かない…そんな悩みにはポモドーロテクニックがおすすめです。
1. キッチンタイマーを25分にセット
2. タイマーがなるまで集中して作業
3. 5分間の小休憩
4. これを4回繰り返したら、少し長めの休憩（15-30分）
いや、大人なので25分はまぁ頑張ってみてよ。
だまされたと思って、家事や仕事にこの方法を取り入れてみてください。
びっくりするほど集中力が上がります！
タイムマネジメントを助けるデジタルツール
スマホやパソコンなどを使って、かしこくタイムマネジメントをしましょう。
ここでは、日々のタイムマネジメントをサポートしてくれる便利なデジタルツールをご紹介します。
Googleカレンダーでスケジュール管理をしよう
Googleカレンダーは、無料で使えるスケジュール管理ツールです。
仕事の予定、家族の行事、定期的な家事など、自分の用事をこのGoogleカレンダーに登録しておきましょう。
頭で用事を覚えておかなくてよいので、頭のリソースを取られず、毎日の用事に集中できるようになります。
さらに、
- 色分けで予定の種類を視覚化する（例：仕事は青、家事は緑）
- リマインダー機能を使って、大切な予定を忘れないように伝えてもらう
- 一緒に作業をする人などとカレンダーを共有して、予定の調整を簡単にする
などをすると、さらに便利です。
グーグルカレンダーの使い方は
Android Magazineさんの「Google カレンダー」なら、ここまでできる！スケジュール管理からスキマ時間の活用まで｜スマホアプリ特集 Vol. 4の記事がわかりやすいです。
アプリやYouTubeでポモドーロテクニックを使ってみよう
ポモドーロテクニックができるアプリでは、集中（GooglePlay、Apple Store）やFocus To Do(Chrom Web Store、Apple Store） などがあります。
あと、YouTubeでポモドーロテクニックと検索すると、たくさんのポモドーロテクニックタイマーの動画を見つけることができるので、それもおすすめです。
タスクマネジメントの実践
タスクの洗い出しと整理：To-Doリストの作り方
効果的なTo-Doリストは、こんなふうに作ります。
1. 思いつく全てのタスクを書き出す（頭の中をカラッポに！）
2. 仕事、家事、自己啓発など、カテゴリーに分ける
3. 緊急度と重要度を考えて、優先順位をつける
4. 大きなタスクは小分けにする
例えば「部屋の掃除」というタスクは、「リビングの掃除機がけ（15分）」「洗面所の掃除（10分）」のように小分けにすると、取り組みやすくなります。
大きな目標を小さく分割してみよう
「1ヶ月以内に5kg減量」のような大きな目標も、小さく分割すれば実現可能です。
1. 最終目標を決める：1ヶ月で5kg減量
2. 週ごとの目標を立てる：週に1.25kgのペースで減量
3. 毎日の行動計画を立てる：
朝15分のウォーキング
間食をひかえる
夕食を19時までにすませる
このように細分化すると、日々の小さな行動の積み重ねが、少しずつ目標に近づいているのがわかって嬉しくなりますね。
効率アップ：似たタスクをまとめてみる
効率アップの秘訣は、似たタスクをまとめることです。
例えば、
洗濯物を干すときに、ついでに植物の水やりをする
仕事から帰るときに、近所のスーパーで買い物を済ませる
料理の下ごしらえをまとめてして、冷凍保存しておく
このように「ついで」を活用すると、驚くほど時間の余裕ができます。
これらの方法は、誰でも今日から始められるものばかりです。全てを一度に実践しようとする必要はありません。
まずは1つ、あなたにとって最も取り組みやすそうなものから始めてみてください。
優先順位をつけよう：「重要」と「緊急」のバランス
限られた時間の中で、いかに効率的に結果が出ることを行なっていくかを考えるには、優先順位を決めることが必要なんです。
なのでここでは、簡単にタスクの優先順位を決めることができる「時間管理のマトリックス」という有名な方法をお伝えします。
全てのタスクを以下の4つに分類してみてください。
1. 重要かつ緊急である：今すぐやるべきこと（例：明日締切の仕事）
2. 重要だが緊急ではない：計画を立てて取りくむこと（例：資格の勉強）
3. 緊急だが重要ではない：できれば他の人にまかせること（例：急な来客対応）
4. 重要でも緊急でもない：やらなくてもよいこと（例：ずっと気になっている本棚の整理）
4つに分類するとすべき重要な順に、1．２．3．4．にならべることができます。
1．の「重要かつ緊急である」ことは、1番にする必要があります。
次に、するべきは2．の「重要だが緊急ではない」ことです。
2は、緊急ではないので、後回しにしがちで、つい3．の「緊急だが、重要ではない」ことに時間を使いがちです。
しかし実は長い目で見ると、1．や3．よりも、2．の「重要だが緊急でないこと」に時間や労力を使うことができるとよいです。
生産性もあがり、人生をよく変えることにつながっていきます。
1．はすぐにする必要があるので、いかに、3．の「緊急だが重要でない」ことを効率化して時短できないかを考えたり、人に任せたりできるか、4．「重要でも緊急でもない」ことをやらないかが大切です。
計画を立てるときは、優先順位を意識してみましょう！
タスクマネジメントに役立つアプリ＆ツール
効率的なタスク管理（タスクマネジメント）は、時間を有効活用する鍵です。
以下のツールを活用して、やるべきことを整理し、確実にこなしていきましょう。
※この章では、タスクマネジメントアプリとか言いにくいから、ここからは必要に応じてタスクマネジメントをタスク管理と言いますね。（同じ意味です）
Todoist：シンプルで使いやすいタスク管理アプリ
Todoistは、直感的に使えるタスク管理アプリです。
仕事のタスクから日常の買い物リストまで、ToDoを作り、管理できます。
有料のプランもありますが、無料でも使えます。
Todoistの使い方は、Todoist helpやPRIME NUMBERSさんのシンプルを極めたタスク管理アプリ「Todoist」のいちばん簡単な使い方の記事がわかりやすかったので、参考にしてみてください。
Trello：視覚的にタスクを整理できるボード型ツール
Trelloは、付箋を貼るようにタスクを管理できる視覚的なツールです。
プロジェクトの進行状況を一目で把握したい方におすすめです。
有料プランもありますが、無料でも使えます。
使い方は、Trelloを始めましょうのページをみて見てください。
タイムマネジメントとタスクマネジメントを習慣化するコツ
小さな成功体験で自分をほめよう
新しいことを始める時は特にですが、小さな成功体験をして自分をほめることが大切です。
新しいことや自分の苦手なことをするときって、どうしても気後れしてしまいます。
それなのに、自分を責めてしまうと、嫌な気持ちになって、継続がむつかしくなっちゃうよ。
ほんの小さな成功体験を意識的に喜ぶことで、頭がいい気分になり、それをすることへの抵抗感や気後れ感がなくなって、継続しやすくなります。
そして自分の中の「やればできる」という自信もついていくんです。
また、この小さな成功体験を積み重ねることは、ストレスを減らすうえでも非常に効果的です。
毎日、自分に優しく「今日はこの一歩を踏み出せたね！」と認めてあげる。
その習慣を持つことで、だんだん毎日を前向きな気持ちで過ごせている自分に気づくようになるでしょう。
そして、身近な目標を少しずつ小さなステップでクリアしていくことで、いつの間にかタイムマネジメントもタイムマネジメントもできるようになって、大きな目標にも手が届くようになりますよ。
PDCAサイクルで継続的に改善をしよう
PDCAサイクルという言葉は、聞いたことがある方も多いかもしれません。
ビジネスの場面でよく使われますが、日常生活にも応用できます。
PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つのステップを順番にくり返すことで、継続的に物事を改善していく方法です。
PDCAを行うことで、タイムマネジメントやタスクマネジメントを少しずつ、でも確実に改善していけます。
じゃあ、具体的にどうやるの？って思いますよね。一緒に見ていきましょう。
- Plan（計画）：まずは計画を立てます。
例えば、「今週は毎日30分、webデザインの勉強をする」とか「朝7時に起きて、朝食を食べてから仕事を始める」といった具合です。 - Do（実行）：立てた計画を実行します。
ここで大切なのは、完璧を求めすぎないことです。
80%くらいできたらOK、って気持ちで取り組んでみましょう。 - Check（評価）：計画通りにできたかどうか、振り返ります。
「火曜日と木曜日は予定通りできたけど、月曜日は疲れてできなかったな」とか「朝7時に起きるのは難しかったけど、7時半なら何とかなりそう」といった感じです。 - Action（改善）：振り返りをもとに、次の計画を立てる時に改善点をとりあげます。
「勉強は夜より朝の方が集中できそうだから、朝やってみよう」とか「起床時間は7時半に変更しよう」といった感じです。
最初は「えー、面倒くさそう…」って思うかもしれません。
でも、安心してください。
慣れてくると、自然とできるようになりますよ。
PDCAサイクルの良いところは、自分のペースで少しずつ改善できることと、完璧を目指さなくていいってことです。
むしろ、小さな改善を積み重ねていくことが大切なんです。
例えば、こんな風に始めてみるのはどうでしょう？
- 1週間の予定を日曜日の夜に立てる（Plan）
毎日、全部の時間の予定を立てなくてもいいので、これだけはしたいなというものを予定してみましょう。「朝7時から30分散歩をする」などです。 - その週は立てた予定通りに過ごしてみる（Do）
- 土曜日の夜に、1週間を振り返る（Check）
- 振り返りをもとに、次の週の予定を立てる時に工夫する（Action）
朝7時だと出かける時間ギリギリになってしまうから、用事がある日は夕方の5時からにしようなど、うまくいかないなと思ったところは、今週よりうまくできそうな予定に変更しましょう。
そして、忘れちゃいけないのが、自分をほめることです。
PDCAをやってみただけでもすごいんです。
どんな小さな進歩でも、「よくがんばったね」って自分をほめてあげてくださいね。
そうすると、脳が「あ、これ、いいことなんだ」と認識して、どんどん続けやすくなりますよ。
完璧主義をやめてみよう
あなたは自分のことを「完璧主義だな」と思うことはありますか？
責任感の強い人は「中途半端なのはイヤ」「きちんとやらなきゃ」って思いがちです。
でも、ちょっと考えてみてください。
完璧を求めすぎて、かえって何もできなくなったり、ストレスで体調をくずしたりしたことありませんか？
実は、完璧主義はタイムマネジメントやタスクマネジメントの大敵なんです。
ここで、「80%達成でOK。完了主義を目指そう！」という考え方を紹介します。
これ、本当に魔法のような考え方なんです。
例えば、毎日「完璧な晩ごはん」を作ろうとすると、レシピ通りの材料をそろえて、盛りつけまで完璧に…となると、疲れ果てちゃいますよね。
でも、「80%でOK。とりあえず、おいしく食べられるものができたらいい。」と思えば、冷蔵庫にある材料でアレンジしたり、〇〇の素を使ったり、盛り付けは簡単にしたり、楽に作れる工夫を考えられますね。
完璧にしようと思ったときよりも、楽に作れるようになり、結果、毎日おうちごはんを継続できるようになります。
レポートなど提出課題があるときも同じです。
何度も考えてばかりや、やりなおしして進まなくなっていませんか？
まずは、伝えるべきことが書けていれば、それで十分です。
100％うまくできていることよりも、とりあえずでも最後まで終わらせて、締切前に提出できることの方が重要です。
はじめは80％どころか60％の出来になってしまってもいいんです。
どんなに自分では出来が悪いから進めないと思っても、「完了させることが大切だ！」と自分に言い聞かせてください。
そう、完璧主義より完了主義です！
きっと、完了主義ができるようになった頃には、時間の使い方に余裕が生まれ、心にもゆとりができて、いろいろなことがちゃんと時間までに終わるようになりますよ。
そうするとさらに人生もよくなっていくことでしょう。
まとめ
今回お話ししたのは、以下の内容です。
時間管理ができないという誤解
あなたの問題は、「時間管理ができない」ではなくて、タイムマネジメントやタスクマネジメントの問題ではないかというお話をしました。
時間管理は時間を管理するということで、タイムマネジメントは時間を管理しながらも、行動に重きをおくというところが、時間管理とは違います。
タスクマネジメントは決められた時間のなかでどう効率的に行動して生産性を高めるかということです。
あなたの本当の問題を見つけるための簡単チェックリストをしてみて、2つ以上当てはまった人は、時間管理ではなくて、タイムマネジメントやタスクマネジメントの問題ですとお話ししました。
タイムマネジメントの基本
- 24時間の使い方を可視化して、無駄な時間を発見しよう
「時間管理のマトリックス」を使って、
全てのタスクを以下の4つに分類すると、優先度順に1.2.3.4にならべることができます。
1. 重要かつ緊急である：今すぐやるべきこと
2. 重要だが緊急ではない：計画を立てて取りくむこと
3. 緊急だが重要ではない：できれば他の人にまかせること
4. 重要でも緊急でもない：やらなくてもよいこと
長期的な視点で見ると、2が最も重要で、この2に時間や労力を使うと、人生を良くすることにつながります。
3や4の時間をできるだけ減らす工夫をしましょう。
集中力アップするために、ポモドーロテクニックを紹介しました。
ポモドーロテクニックのやり方は以下のとおりです。
1. キッチンタイマーを25分にセットする
2. タイマーがなるまで集中して作業する
3. 5分間の小休憩をとる
4. これを4回繰り返したら、少し長めの休憩（15-30分）をとる
タスクマネジメントの実践
- タスクを書き出して、To-Doリストを作ろう
- 大きな目標を小さく小分けしよう
- 似たタスクをまとめて、効率的に行おう
タイムマネジメントを助けるデジタルツール
- Googleカレンダーで、スケジュール管理をしよう
- KotoGotoアプリで、作業時間を記録しよう
- 集中やFucus To DoなどのアプリやYouTubeで、ポモドーロテクニックを使ってみよう
タスク管理に役立つアプリ＆ツール
- Todoist：シンプルで使いやすいタスク管理アプリ
- Trello：視覚的にタスクを整理できるボード型ツール
- Notion：タスクとプロジェクトを一元管理
タイムマネジメントとタスクマネジメントを習慣化するコツ
- 小さな成功体験で自分をほめよう
- PDCAサイクルで継続的に改善しよう
- 完璧主義をゆるめよう
あなたのタイムマネジメントやタスクマネジメントがうまくいくように願っています。
最後まで読んでくださって、ありがとうございました。
